Guía para expositores
Checklist para expositores primerizos
Tu primera feria puede ser la mejor inversión comercial del año o un gasto que nadie sabe justificar. La diferencia casi nunca está en el stand, sino en la preparación. Esta lista te ayuda a no olvidar nada.
La checklist
6 meses antes: estrategia y espacio
- Fija un objetivo medible: número de reuniones, leads cualificados, pedidos o distribuidores nuevos. Sin objetivo no podrás saber si ha valido la pena.
- Define tu presupuesto total, incluyendo suelo, stand, viajes, hotel, material comercial y personal. El stand suele ser solo una parte.
- Reserva el espacio. Las mejores ubicaciones (cerca de accesos, pasillos principales o líderes del sector) se asignan antes.
- Elige el tipo de espacio: suelo libre, esquina, península o isla. Más caras abiertas significan más visibilidad y más coste.
- Descarga el manual del expositor y apunta las fechas límite: planos, servicios, catálogo y montaje.
3 meses antes: el stand
- Haz el briefing con tu empresa de stands: objetivo, producto a exponer, número de personas en el stand, necesidad de reuniones, almacén y presupuesto.
- Revisa la propuesta 3D pensando como un visitante: ¿se entiende qué haces en tres segundos, desde el pasillo?
- Valida la normativa: alturas máximas, retranqueos respecto a los vecinos, materiales ignífugos y cargas eléctricas.
- Contrata los servicios de la feria: electricidad, agua, internet, limpieza y seguros.
- Planifica la comunicación: email a clientes, redes sociales, firma de correo y agenda de reuniones previas.
1 mes antes: materiales y equipo
- Cierra los artes finales de la gráfica con tiempo para producir e instalar.
- Prepara el material comercial: catálogos (mejor digitales con QR), tarjetas, muestras y merchandising útil.
- Define cómo vas a captar leads: app de escaneo de acreditaciones, formulario en tablet o CRM. Decide qué datos preguntar.
- Forma al equipo: mensaje clave, preguntas para cualificar y reparto de turnos.
- Reserva viajes y alojamiento para el equipo, incluidos los días de montaje si vas a supervisar.
- Agenda reuniones con clientes y potenciales clientes con hora concreta.
La semana de la feria
- Recoge acreditaciones de expositor y de montaje.
- Confirma con tu montador los horarios de acceso, la descarga y la entrega del stand.
- Envía la mercancía con etiquetas de pabellón y número de stand.
- Prepara un kit de stand: cargadores, alargadera, cinta, tijeras, bridas, bayetas, agua, snacks y botiquín.
- Visita el stand montado la víspera y revisa luz, pantallas, enchufes y almacén.
Durante la feria
- Nada de móviles ni comida en el frente del stand. El visitante decide en segundos si entra.
- Sal al pasillo: una pregunta abierta funciona mejor que esperar detrás del mostrador.
- Registra cada lead en el momento, con una nota sobre qué necesita y cuándo contactarle.
- Haz una reunión corta diaria con el equipo: qué funciona, qué no y qué ajustar.
- Haz fotos y vídeo del stand con buena luz a primera hora, para redes y para tu próximo briefing.
Después de la feria
- Contacta a los leads en las primeras 48-72 horas, mientras aún te recuerdan.
- Mide contra el objetivo: leads, reuniones, pedidos y coste por lead.
- Haz un informe interno con aprendizajes para la siguiente edición.
- Decide qué reutilizar del stand y deja reservado el espacio para el año siguiente si ha funcionado.
¿Es tu primera feria? Te acompañamos en todo el proceso, desde elegir el tipo de espacio hasta el desmontaje. Cuéntanos tu caso.
Sigue leyendo